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Unmittelbar nach Auftragserhalt setzte sich der Sachverständige mit den Beteiligten zwecks Terminabstimmung in Verbindung.
Normalerweise wird "Terminabstimmung" ins englische als "arrangement of dates" übersetzt, ich würde aber diesen Satz wie folgt übersetzen:
Upon receipt of survey instructions, the Surveyor contacted the parties involved to arrange an appointment for survey.